Abaixo relato alguns dos itens que mais tiram a atenção durante o trabalho, e falta de atenção é falta de foco e falta de foco é falta de produtividade!

E-mail

Manter o Outlook ou o webmail aberto o tempo todo aumenta o nível de interrupções durante o trabalho. Isso porque o profissional acaba adquirindo o hábito de monitorar sua caixa o tempo todo, interrompendo e desorganizando a execução das suas atividades. “Recomendo definir períodos para lidar com as suas mensagens sendo que no resto do tempo a caixa deve ficar fechada”. No entanto, quando for a hora de checar os e-mails, concentre-se nesta tarefa e esforce-se para deixar sua caixa de entrada vazia. “Os e-mails devem ser respondidos o quanto antes. Nunca deixe acumular mensagens não lidas”.

Redes sociais

Twitter, Facebook, Orkut… Hoje em dia quase todo mundo possui um perfil em alguma rede social, mas ficar o tempo todo checando mensagens, fotos e recadinhos virtuais faz o dia ficar ainda mais curto, já que as tarefas principais acabam ficando para trás. “Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço para atualizar seu blog ou consultar as mensagens deixadas no seu perfil”. Nem sempre as redes sociais são prejudiciais, desde que se preze a qualidade das mensagens e não a quantidade. “Um exemplo claro é o Twitter. Muitas pessoas são inconvenientes ao postarem informações segundo a segundo. Temos que utilizar estas redes de forma eficiente, prezando sempre pelo marketing pessoal”.

Falta de clareza nas tarefas

Ter a noção exata das atividades a serem feitas ao longo do dia (pelo menos 80% delas) é importante para que sejam cumpridas em sua totalidade, sem que se corra o risco de acumular tarefas para o dia seguinte. “Quando não temos nossa agenda organizada, com nossas tarefas bem planejadas, fica difícil até saber por onde começar, o que acaba atrapalhando o andamento das atividades do dia inteiro. Se não tiver essas atividades muito bem definidas, a chance de se perder em tarefas circunstanciais é muito maior”,. A má orientação de gestores é um fator para a falta de rumo na realização de tarefas. “Se o gestor não indica corretamente o caminho, é certo que o profissional se perderá”.

Interrupções

Elas são como imprevistos: impossíveis de evitar. Mas se as interrupções estão se tornando constantes, é hora de rever alguns detalhes. Primeiro, fazer uma lista das interrupções mais comuns e pensar em soluções que possam eliminar ou reduzir o efeito de cada uma delas. Além disso, priorize o que é importante: não dá para atender a todos os favores que te pedem ou aceitar a todos os convites que te façam. “Todos estamos sujeitos a imprevistos, mas a pessoa que tem o seu dia planejado e suas tarefas claras fica menos sujeita a ter problemas”. “Para crescer profissionalmente é necessário separar o profissional da vida pessoal. Realmente isso não é uma tarefa fácil. Evite valorizar demais pequenos problemas, trabalhe e viva com disciplina. O segredo é sempre buscar uma solução para aquilo que lhe incomoda”.

Reuniões

Uma pesquisa feita pela Triad Consulting demonstra que 1/3 das reuniões podem ser evitadas. Ou seja, quanto menos, melhor. Quando for escalado ou mesmo quando pensar em organizar uma reunião, certifique-se de que ela é realmente necessária. Mas caso seja inevitável, o segredo é ser objetivo, definir pontos de discussão e fazer a reunião ter a duração máxima de duas horas. O ideal é se preparar antes, saber quais serão os participantes, que assuntos serão abordados, etc. “Evitar vésperas de feriado ou finais de semana também ajudam na concentração e inibem a ansiedade”.

Falta de foco

Dar início a uma tarefa e, antes de finalizá-la, começar outra é típico de quem não consegue se focar em uma única atividade. A desorganização é o principal fator que impulsiona essa falta de foco e concentração. “Procure manter sua mesa limpa e organizada, com o mínimo de atrativos que possam despertar a distração facilmente. Uma pessoa que tem o costume de trabalhar em espaços desorganizados ou mesas bagunçadas perde, em média, uma hora e meia por dia procurando documentos e objetos ou ainda sendo distraído por eles. Isso pode chegar a sete horas e meia por semana! O segredo é trabalhar em um projeto de cada vez, sempre finalizar as tarefas que começou e evitar a dispersão. Quanto menos estímulos externos, melhor a capacidade de focar na atividade principal”. Logicamente tarefas como desenvolvimento de sistemas etc… não possibilitam em nenhum momento uma total organização, pois as mesmas depende de pessoas que possam administrar muitas tarefas simultâneas (experiência própria).

Mensagens instantâneas

Messenger, Wave, GTalk, etc.., a regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível. “A melhor forma de usufruir os benefícios da mensagem instantânea é usála somente para a solução de problemas ou busca de informações realmente necessárias”.

Navegador cheio de favoritos

“Você abre seu browser para ir em um site, esbarra na lista de favoritos e começa a surfar por outros portais? Instale um novo navegador (sugiro o Safari) e não importe os seus favoritos. No novo browser, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando a toa”.  O uso do navegador Safari. “Com a lista totalmente zerada, você evita ser surpreendido pela ansiedade, o que diminui suas chances de navegar em sites de forma desnecessária”.

Esgotamento físico e mental

Cansaço e indisposição são fortes influenciadores na hora da concentração. A falta de “energia” rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. “Tenha uma alimentação saudável baseada em legumes, frutas e verduras; pratique exercícios físicos e tenha hobbies. Enfim, busque alternativas que eliminem a fadiga. Uma dica interessante é definir um cronograma ou uma lista semanal organizando as tarefas prioritárias e o tempo disponível para a saúde e o bem-estar. Ter uma vida saudável é fundamental para o equilíbrio emocional e para a qualidade de vida”.

É pessoal eu como você sei que é muito difícil conseguir esta “MISSÃO IMPOSSÍVEL” mas se você tentar por partes, você vai conseguir executar partes… e como são 9 itens que relaciono acima, se você separar uma semana para se adaptar a cada ponto citado, você vai perceber que em apenas 2 meses você será um profissional mais ativo, menos distraído e mais focado no trabalho…

Aproveite a dica… pode lhe valer uma promoção ou aumento!

Abraços

Sabino Junior

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